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Identificación de Requisitos Legales Aplicables
El Software cuenta con un módulo de identificación de requisitos legales, considerando los diversos giros empresariales, así como la distribución geográfica en el territorio nacional. La identificación de la jurisdicción es mediante la aplicación de listas de verificación por aspecto y por factor, en el ámbito de competencia federal, estatal y municipal. Con el uso de este módulo de aplicabilidad, las empresas pueden mapear fácilmente los requisitos reglamentarios que deben cumplirse y garantizar que todos los sitios, unidades de negocio y departamentos cumplan con los requisitos legales aplicables.
ACM Suite otorga a nuestros clientes información sobre el desempeño en el cumplimiento EHS de todas las áreas de la empresa y de un grupo de empresas, así como la distribución de responsabilidades individuales o de equipo. Uno de nuestros objetivos es que la normatividad secumpla rigurosamente y la gestión digital se pueda implementar con integridad y se pueda validar en todos los niveles de la organización, que todos los departamentos tienen claros sus incumplimientos o reportes rutinarios y se cuenta con un Plan de Acción interactivo actualizado en tiempo real.
Auditoría
El propósito del módulo de Auditoría del ACM Suite, es identificar y evaluar si el cumplimiento es sistémico o por factores tales como uso del suelo, impacto ambiental, riesgo ambiental, emisiones al aire, suministro de agua, descarga de aguas residuales, desechos peligrosos y no peligrosos, ruido ambiental, contaminación del suelo, en materia ambiental; y Aspectos de seguridad, higiene, organizativos y de salud en el lugar de trabajo.
Una vez que se ha definido la jurisdicción, el software muestra automáticamente cuestionarios individuales para cada factor ambiental y aspecto de seguridad. Cada pregunta está asociada con un requisito legal específico que también se muestra en el cuestionario. ACM Suite cuenta con una ayuda práctica para orientar al auditor a solicitar la evidencia documental adecuada o específica de los requisitos, estandarizando el proceso de evaluación. Parte del proceso de auditoría es evaluar el riesgo de cada incumplimiento / hallazgo, facilitando el proceso con una ayuda interactiva de matrices de evaluación de riesgos basadas en los riesgos del negocio, ambientales, de seguridad e higiene.
Plan de acción de Industria 4.0
Una vez realizada la auditoría, el software genera de manera automática un Plan de Acción, que registra el incumplimiento, el requisito legal no cubierto, recomendación específica, responsable del cierre del incumplimiento y fecha compromiso. Los incumplimientos están jerarquizados con base en el riesgo descrito, ayudando a priorizar tareas críticas sobre actividades rutinarias de bajo riesgo. El módulo del Plan de Acción permite a los usuarios asociar registros o evidencias de cumplimiento, establecer alarmas y correos de seguimiento así como definir niveles de la organización a quienes automáticamente se les mantienen informados en tiempo real del estatus .
ACM Suite no solo tiene una gestión desencadenada desde el escritorio y permite completar las tareas en una plataforma en línea y con menos pasos, sino que también a través de nuestra plataforma los equipos colaborativos tienen un espacio para mostrar evidencias documentales de cada una de las tareas cumplidas, así como mejorar el ciclo de vida de aprobación y publicación dentro del mismo ecosistema de TI.
Control de documentos y biblioteca legal
EHS ACM Suite a través del Módulo de biblioteca facilita la organización de los documentos de cumplimiento. Cuando cada tarea se ha logrado y está en cumplimiento, ACM Suite sirve también como una base de datos que almacena permisos, procedimientos, reportes de cumplimiento y evidencias que ayudarán a atender auditorías o inspecciones, minimizando el riesgo de emplazamientos o establecimiento de procedimientos administrativos o jurídicos.
Nuestra plataforma también cuenta con una Biblioteca Jurídica que permite el modo de consulta en línea de todas las Leyes, Reglamentos y Normas Oficiales Mexicanas, en materia de medio ambiente, seguridad e higiene a nivel federal, estatal y municipal. La documentación puede consultarse o descargarse si se desea. El servicio incluye el mantener actualizados a nuestros clientes diariamente con nuevos requisitos legales o NOMs que se publiquen en el Diario Oficial de la Federación o Periódicos Oficiales de los Estados, así como su impacto en sus operaciones.
Una vez que la organización ha alcanzado con éxito todos los niveles de cumplimiento y búsquedas para crear una base de datos o un repositorio central para todos los documentos controlados, se puede lograr de manera digital para que personal designado pueda consultar y descargar lo que necesitan con un esfuerzo mínimo. Otro beneficio es que los documentos relacionados con el cumplimiento están disponibles para los usuarios autorizados en el catálogo y el plan de acción con el fin de eliminar los cuellos de botella de revisión y aprobación. De esta manera, los equipos e instalaciones multifuncionales pueden administrar tareas fácilmente con notificaciones automáticas por correo electrónico, recordatorios y escaladas.
Dashboard de Control
Los indicadores clave de desempeño se incorporan en nuestro panel del software en el que a nivel ejecutivo se puede consultar de forma gráfica el nivel de cumplimiento global de un sitio, o bien por área o departamento, por cada aspecto o factor aplicable. Esto ayuda a visualizar en tiempo real el grado de cumplimiento, tareas pendientes y estatus de permisos críticos (con base al nivel de riesgo). ACM Suite permite una comprensión detallada de la situación al permitir al usuario analizar los datos e identificar los mayores riesgos.
Nuestro tablero se utiliza para identificar y prevenir consecuencias mayores, evaluar los riesgos asociados y realizar un seguimiento de los controles para aumentar la productividad, evitar emplazamientos o procedimientos jurídicos, sanciones o cierre total o parcial.
Administración de riesgos
Mediante el uso de la suite ACM, se puede implementar una evaluación de riesgos eficaz para informar las acciones propuestas centradas en las tareas y los recursos en los mayores riesgos. Nuestra solución proporciona informes sólidos para analizar fácilmente dichos riesgos y sus controles para que la organización visualice rápidamente el estado actual de todas las evaluaciones y proyectos de implementación de controles.
Nuestro marco digital identifica y gestiona los riesgos ambientales, de seguridad e higiene, empresariales y sociales. Proponemos un método más simple para la evaluación de riesgos y automatizamos los procesos importantes relacionados con cada uno. Al tener una clasificación de riesgo se dispone de datos necesarios para tener una perspectiva individual y global de los escenarios actuales y futuros de la operación asociados a los no cumplimientos.